《别让猴子跳回背上》为什么领导没时间,下属没事做?

《别让猴子跳回背上》这可不是讲动物的书,而是一本企业管理书。《哈佛商业评论》有史以来被要求重新刊载次数极多的文章,管理者极简单易行的时间管理法则。

 

【读书笔记】

 

“猴子”就是双方谈话结束后的下一个行动步骤。猴子不是问题、项目、计划或机会,猴子只是解决问题、进行项目计划或是投入机会的下一个行动步骤、下一个措施。

 


 

“安肯自由量表”说明了相对于老板,下属可运用的五个任务层级:

(5)独立行动,例行性报告(最高层级)。

(4)行动,但需立即请示(意味着报告频率超过例行程度)。

(3)提出建议,按照裁断的结果行动。

(2)请示要做什么。

(1)等待指示(最低层级)。

 

有两种方法可让你避免去背负别人的猴子。一种方式是训练猴子不要抬错脚,但更好的方法是,一开始便不要让它们把脚放在你的背上。

 

身为主管,肩负着两大目标:

  1. 借由直接报告,禁止采用第一与第二自由层级,让下属毫无选择机会,却能培养出他如何拟定与推销想法和建议的技巧。
  2. 看着每件任务(猴子)都在下属的背上,当他离开办公室时,主管与下属双方对于自由程度与下次会面的时间、地点要达成共识。后者尤其要牢记约定时间,以确定猴子不至于饿死(成为延迟的受害者)。

 

禁止第一层级

首要工具“工作内容报告”。

工作内容报告的真正目的在于写出每个人未被授权无所事事时,所必须完成的任务与责任。

 

禁止第二层级

我建议为了减少对立情况,列在工作内容上的每一项任务,你都要告知下属他在执行过程中拥有哪种层级的自由。

 

一旦你将猴子交付给某人,你们两人必须确定他在处理猴子上享有多少的自由权限,以免让下属以为你对这些猴子深感兴趣;为了猴子的健康着想,你仍需进一步实施预防对策。划分清楚照顾猴子的责任,给予下属明确的行动自由,足以让猴子存活下来,却不足以让猴子茁壮成长。

 


 

喂养猴子的6大规则

 

规则1 :确保你的猴子不会被活活饿死

要有一个反馈机制,不能撒手不管。

例如:你何时可以到我的办公室,在五分钟之内回答这个简单的问题:事情进行得如何?

 

规则2:只要你找到需要喂养的猴子,你的下属就要找出时间喂养它们,但千万不要过量。

如果猴子太多,可以适当杀死多余的猴子,并将剩下的猴子优先次序。

 

规则3:喂养猴子的责任必须落在下属身上

按照喂食进度表上的时间和地点喂养猴子是下属的责任,主管不必再沿途追逐即将饿死的猴子,胡乱地喂食。

例如:找自己的直接下属约定时间询问事情发展的进度即猴子,而不是直接在现场跟下属的下属讲你发现的问题。

请注意:组织实务上的基本原则便是,资深管理者不该在未告知直属下属之前,便绕过下属直接对后者的下属宣布指示(明显的例外是,攸关生死的情况)。

 

规则4:如果有冲突发生,预定喂食猴子的时间可在任何一方的提议下,做出更改,但不被视为延误;事情毫无进展不能最为重新安排喂食时间的借口。

 

如果毫无进展怎么谈?

我们可分为三部分来进行。首先,你可以解释,如果你有进度的话,现在会是什么状况。第二点,你可以解释目前的状况,也就是毫无进展的情况。你再用第一点减掉第二点,谈谈这个得出来的结果。那就是‘无进度’的报告方式,而且我坚持要这样做,因为缺少进度和进度对公司一样重要。

(这样如果下属知道无进度还是会进行进度报告,下属会想法设法做些事情,最起码有点进度可以交代。)

 

规则5:无论何时,应尽可能面对面地喂食猴子,否则便使用电话,绝对不要用信件。备忘录、电子邮件、传真和报告可以使用于喂食过程,但不能替代面对面的对话。

 

当下属把写好自己名字的会议记录交给你转身走的时候你应该让他留下,并将让他把备忘录念给你听,这样有的备忘录记录的是无痛无痒的内容或无人能解的内容,通过下属念的过程来了解下属的弦外之音,当你们再展开对话时,他便很愿意告诉你他真正的意思,因为不会隔墙有耳,备忘录不过是谈话内容的引导大纲。

 

当某个猴子是属于涉及第三方(与你同级),这是你和你的下属一同去找第三方比较合适。带着你的下属一起进行,通常这是一种很好的管理做法,这么做,猴子将不会乱窜。

 

规则6:超过好几页的备忘录、电子邮件、传真和报告应该在一页的摘要中写清楚,以便展开立即的对话。

 

如果下属给你厚厚一本备忘录,你应该要求下属将备忘录拟出一页的摘要。当你看不懂一页摘要的时候要让下属给你介绍,如果下属说这是备忘录前16页的内容,你可以让下属念前16页的内容,这样下属就会讲他理解的前16页内容是什么。

 

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